En 2025, la question ne se pose plus : il est temps, désormais, de passer au zéro papier en entreprise. Or, ce qui en génère le plus, ce sont certainement les notes de frais. Mais comment rendre leur gestion plus écologique tout en évitant qu’elle soit fastidieuse ? Indéniablement, en s’équipant d’un logiciel de qualité pour faciliter la récolte, le tri et le calcul des frais des employés. En voici une sélection, spécialement pensée pour les besoins des PME.
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Quel logiciel de notes de frais choisir en PME ?
Pour gérer les dépenses professionnelles dans une PME, il existe des logiciels puissants, voire des solutions SIRH complètes pouvant remplir tout un ensemble de fonctions. Nous avons sélectionné les meilleurs d’entre eux. Leur but : faciliter la gestion de ce qui, sans cela, peut vite tourner au casse-tête.
Finom : le logiciel qui transforme votre gestion des notes de frais
Pour les PME, Finom transforme la gestion des notes de frais en un processus simple et efficace. Chaque collaborateur peut disposer d’une carte bancaire personnalisable, virtuelle ou physique, avec des plafonds et des règles de dépenses modulables en temps réel. Cela permet un contrôle précis des flux financiers et limite les dépassements imprévus.
Les principales fonctionnalités qui simplifient la vie des PME :
- Suivi des dépenses en temps réel : visibilité complète sur la trésorerie pour anticiper les besoins financiers.
- Numérisation et archivage des justificatifs : factures, reçus ou contrats enregistrés via l’application mobile.
- Export comptable avancé : PDF ou CSV, prêt pour l’expert-comptable, réduisant erreurs et pertes de documents.
- Gestion des budgets multi-projets : sous-comptes ou portefeuilles dédiés avec IBAN spécifique et réconciliation automatique pour conformité URSSAF et TVA.
Finom centralise la gestion des notes de frais, optimise le pilotage financier et réduit les tâches administratives chronophages, offrant ainsi un gain de temps et de sérénité pour les PME.
Dext : le logiciel de notes de frais pour PME intelligent
Simplifiez la gestion des notes de frais de votre entreprise avec Dext, la solution qui rend le suivi des dépenses aussi fluide qu’intelligent.
Fini les tickets égarés et les tableurs sans fin : en quelques secondes, vous pouvez photographier vos reçus depuis l’application mobile. Dext extrait automatiquement les montants, la TVA et les dates, garantissant des données exactes.
Les indemnités kilométriques sont calculées de manières automatique selon le barème fiscal officiel, pour autant de véhicules et de collaborateurs que nécessaire. Dext détecte les doublons et les faux documents générés par IA, pour une conformité totale.
Chaque dépense suit un circuit de validation clair et traçable : le salarié dépose, le manager approuve, le comptable intègre. Tout est synchronisé pour un traitement fluide et transparent.
Résultat : les remboursements sont plus rapides, les erreurs disparaissent, et vous gérez enfin vos dépenses en temps réel.
Avec Dext, la gestion des notes de frais devient un réflexe simple, sécurisé, automatisé et conforme. Vous gagnez en productivité, vos équipes en confort, et votre entreprise en contrôle.
Expensya : logiciel de notes de frais robuste et premium
Expensya soutient efficacement les besoins des PME effectuant des déplacements fréquents, y compris à l’étranger. Relié à ChatGPT, ce logiciel est capable, en effet, de gérer le multi-devises et de traiter des reçus en différentes langues. Il est plutôt haut de gamme, avec une tarification précisée sur devis.
C’est un outil qui mise sur une bonne expérience utilisateur, tant pour les employés que pour les équipes finances. Le collaborateur n’a qu’à prendre en photo ses tickets, et l’application Expensya en extrait les données en temps réel puis les intègre à son formulaire de dépense. Côté manager, l’approbation des frais est rapide, via une interface bien lisible.
De plus, les données sont comparées à la politique définie par chaque entreprise, ce qui encadre les remboursements. Les anomalies sont également signalées automatiquement et les notes validées sont exportées vers le logiciel de comptabilité de l’entreprise pour examen final et traitement.
Ce qui distingue Expensya :
- Reconnaissance optique de qualité
- Archivage légal pendant 10 ans
- Bonne intégration à d’autres outils
- Mise en place d’une politique de dépenses personnalisée
- Possibilité d’utiliser une carte Expensya avec un budget préapprouvé
Lucca : les notes de frais à la carte pour les PME de +100 salariés
Autrefois Cleemy, Lucca est un logiciel SIRH très complet, incluant une solution performante pour gérer les notes de frais des entreprises. C’est un très bon outil pour capter les frais des collaborateurs, les saisir dans la comptabilité et archiver les documents.
Sa puissance part de sa capacité à extraire les données de tout type de reçu, qu’il soit transmis en PDF ou en format photo. L’application Lucca réalise une analyse fine des justificatifs. Elle détecte notamment les doublons ainsi que toute autre forme d’anomalie. Lucca est aussi relié à Google Maps pour contrôler la justesse des frais kilométriques déclarés par le salarié après un déplacement professionnel.
La suite Lucca fonctionne à la carte : chaque entreprise choisit le module qui lui est utile. Une PME de plus de 100 salariés peut ainsi utiliser la solution notes de frais de Lucca pour 5,70€ HT par déclarant et par mois. Elle peut y ajouter de multiples fonctions (RH, absences, factures, bulletins de paie), et ainsi réduire son écosystème de logiciels.
Ce qui distingue Lucca :
- Extraction des données des justificatifs
- Analyse et détection des anomalies et des doublons
- Contrôle des frais kilométriques
- Intégration bancaire
- Archivage dématérialisé des reçus
Regate by Qonto : l’outil pour gérer efficacement cartes de paiement et frais
Regate by Qonto est un autre outil de dématérialisation des notes de frais en entreprise. Le module de gestion des dépenses d’équipe se présente comme une extension de la banque en ligne Qonto. Il est proposé à 69€/mois : c’est donc un très bon choix pour les PME ayant déjà adopté cette solution bancaire, avec un coût limité.
Le principe de ce logiciel est qu’un manager dispose du pouvoir d’approbation des remboursements, qui se fait en un clic. Il gère ainsi le budget des équipes pour leurs frais professionnels. Il peut aussi centraliser les abonnements utiles à l’activité.
Le manager attribue également, et bloque potentiellement, des cartes de paiement qui sont disponibles de façon illimitée. Chaque PME peut donc mettre en place ses propres circuits de validation et paramétrer l’outil comme elle l’entend afin de gérer son budget avec précision.
Ce qui distingue Regate by Qonto :
- Autorisations de validation avancées
- Calcul des indemnités kilométriques
- Mise en place de règles de dépenses personnalisées
- Centralisation des abonnements
- Blocage de carte possible
iPaidThat : appli mobile pour les notes de frais des PME
iPaidThat permet d’utiliser un seul outil pour la gestion des frais et des factures. Il est rentable pour les PME n’ayant pas de grandes quantités de remboursements à traiter et voulant optimiser l’investissement pour traiter également la facturation.
Son fonctionnement est simple, ce qui rend iPaidThat rapide à déployer dans l’entreprise. L’outil est disponible via une appli mobile sur l’AppStore et Google Play. Une fois installée, il suffit d’y photographier ou de scanner les reçus et la reconnaissance optique (OCR) se charge d’extraire les données. Elle le fait aussi depuis des emails, et calcule également les frais kilométriques.
Bien que les fonctionnalités liées aux notes de frais soient moins poussées que sur d’autres logiciels, la tarification graduée de iPaidThat permet de répondre aux différents besoins des PME. À partir de 59€/mois pour les petites entreprises à faible volume de transactions (100 factures/mois incluses) jusqu’aux solutions à la carte pour une utilisation presque illimitée, tout est possible. À chacun donc d’évaluer si l’investissement est pertinent.
Ce qui distingue iPaidThat :
- Extraction des données depuis photos ou emails
- OCR à 99% de précision
- Calcul automatique des indemnités kilométriques
- Archivage à valeur probante
- Rapprochement bancaire
Rydoo : logiciel de notes de frais rapide et précis pour PME
En tant qu’outil de gestion des frais professionnels, Rydoo mise d’abord sur l’efficacité. Les employés utilisent une application mobile pour capturer automatiquement les frais qu’ils engagent, qu’ils utilisent une carte Rydoo ou non. La fonction Easy Scan est impressionnante, capable de capter les informations en moins de 3 secondes et avec une fiabilité extrême.
Qu’il s’agisse d’achats, d’indemnités kilométriques ou de per diem, les frais sont soumis à une validation automatique en fonction de règles établies par chaque PME. Les dépenses restantes sont, elles, à valider par les managers et un simple swipe suffit à cela. Cela accélère grandement les délais de traitement et les remboursements.
Pour les équipes finances, Rydoo a l’avantage d’apporter aussi une excellente visibilité des frais. Les entreprises ont accès à des rapports détaillés et peuvent intégrer une politique interne personnalisée. Elles reçoivent des alertes en cas d’anomalie, grâce à un OCR très puissant. Ce service est accessible à partir de 8€/mois/utilisateur et le logiciel est sur devis pour l’ensemble des fonctionnalités.
Ce qui distingue Rydoo :
- Détection des anomalies par IA
- Appli mobile très performante (AppStore et Google Play)
- Reporting détaillé
- Connexion à des ERP, logiciels de ressources humaines et systèmes de voyages
- Cartes de paiement intégrées avec les formules les plus complètes
Spendesk : appli de notes de frais efficace pour de gros volumes
Pensé pour être utilisé simplement, Spendesk est une solution pratique tant pour le service comptable d’une PME que pour les collaborateurs. Chacun peut l’utiliser soit en appli mobile, soit en appli web. Elles sont toutes deux faciles à prendre en main, ce qui permet d’accélérer les procédures.
L’un des atouts de Spendesk est d’inclure des cartes de paiement. S’ils en sont équipés, les employés n’ont pas à avancer de frais, par exemple pour des réservations de voyages ou des achats lors de leurs déplacements. Les cartes sont plafonnées et les dépenses validées par un manager.
L’alternative d’un paiement par le salarié existe bel et bien. Il suffit alors qu’il prenne le reçu en photo et le transmette via l’application pour se faire rembourser rapidement. Le dépôt des notes de frais et leur validation se fait en quelques clics. L’IA automatise les tâches et veille à éviter les erreurs. Le coût de cette solution, recommandée pour des volumes importants, est fourni sur devis.
Ce qui distingue Spendesk :
- Remboursement instantané des frais
- Calcul automatique des indemnités kilométriques
- Disponible en appli web et mobile
- Catégorisation des frais sur un tableau de bord clair
- Intégration à des outils RH, ERP et systèmes de voyage
Cegid Notilus : gestion de toute la chaîne de frais des déplacements
Le logiciel SIRH Cegid propose à ses utilisateurs l’outil Notilus pour le traitement des frais en entreprise. Chaque PME peut établir sa propre politique pour les déplacements de ses collaborateurs et un tableau de bord centralise le budget dédié.
Il s’agit d’une solution tout-en-un qui a la particularité de couvrir toute la chaîne des déplacements professionnels. Cela va de la réservation de voyage jusqu’à la gestion optimisée d’une flotte automobile. Sur ce point, cet outil intègre le suivi des amendes et des sinistres. De plus, Cegid Notilus est directement connecté avec des plateformes telles que SNCF Entreprises et des agences de voyages.
Les employés des PME clientes de ce service peuvent également déposer leurs notes de frais via l’application. Cela se fait par le biais d’une simple photo. La reconnaissance automatique se charge d’en extraire les données, puis les frais engagés sont validés en un clic par un manager.
Ce qui distingue Cegid Notilus :
- Gestion d’une flotte automobile
- Différents modules interconnectables
- Calcul automatique des frais kilométriques
- Détection immédiate des erreurs et doublons
- Archivage à valeur probante 10 ans
Un logiciel de notes de frais est-il obligatoire pour une PME ?
La loi française n’oblige pas à utiliser un logiciel pour traiter les notes de frais en entreprise, qu’il s’agisse de PME ou autre. Les dépenses et remboursements peuvent donc encore se faire manuellement et en passant par un bon vieux fichier Excel.
En revanche, pour une fiscalité conforme, il est obligatoire de pouvoir présenter un justificatif aux normes pour tous les frais engagés. Ces documents doivent être lisibles, authentiques et intègres. De plus, il faut conserver ces preuves pendant au moins 10 ans.
Face à ces contraintes, ainsi qu’à la complexité de gérer un gros volume de notes de frais dans des petites et moyennes entreprises, les logiciels dédiés se répandent de plus en plus. Ils apportent des bénéfices évidents, tant pour les employés que pour les responsables de la comptabilité de ces sociétés.
Les avantages d’un logiciel de notes de frais pour une PME
Dans une structure qui compte entre 10 et 250 salariés, des déplacements fréquents et de multiples frais professionnels entraînent un volume important de micro-tâches. Elles sont à la fois énergivores et sensibles : c’est là que les logiciels de notes de frais se révèlent les meilleurs alliés des PME !
Les bénéfices de ces logiciels sont multiples :
Gain de temps
Avec le traitement numérique des frais, on automatise les micro-tâches dans une procédure qui comporte beaucoup d’étapes répétitives. On évite également les ressaisies grâce à des outils bien optimisés. Il en résulte un gain de temps notable pour les équipes comptables. Du point de vue des employés, cela accélère aussi la transmission des notes de frais et les remboursements. Donc tout le monde y gagne !
Économie de papier
La digitalisation est un processus devenu incontournable pour les entreprises à l’heure où la réduction de papier s’impose. Adopter un logiciel de notes de frais, c’est donc aussi faire un choix écologique pour sa PME. Plus besoin de multiplier les photocopies et de stocker de grandes quantités de documents papier : tout est numérisé.
Sécurité inégalée
Dématérialiser la gestion des notes de frais apporte une réponse efficace à la nécessité de conserver les justificatifs des dépenses pendant 10 ans. Les meilleurs logiciels de notes de frais sont de véritables coffres-forts électroniques pour les entreprises. Ils archivent les documents de manière sécurisée, pour la sérénité de tous.
Réduction des erreurs et des fraudes
Les logiciels de notes de frais représentent précisément ce que la technologie peut apporter de meilleur à une entreprise. Souvent aidés de l’IA et de la reconnaissance optique, ces outils tendent à fortement réduire le risque d’erreurs dans la saisie des frais. Ils sont capables d’alerter sur d’éventuelles anomalies et duplications. Il est prouvé, par ailleurs, qu’ils assainissent la comptabilité des PME en évitant les fraudes.
Conformité légale
Le traitement des frais professionnels répond à certaines normes, qu’intègrent parfaitement les meilleurs logiciels. Ils garantissent la plus grande fiabilité pour identifier la TVA, calculer les frais kilométriques et les indemnités journalières selon les taux en vigueur. C’est donc la meilleure façon de calculer les remboursements en toute légalité. De plus, le stockage des documents est horodaté et conforme aux exigences de l’administration fiscale.
Maîtrise des dépenses
Un bon logiciel de notes de frais offre, par le biais d’un tableau de bord et de rapports d’analyse, une vision claire des frais engagés par salarié, département de l’entreprise ou catégorie. Certains permettent aussi de paramétrer des règles pour les frais. Cela apporte un contrôle plus strict sur les dépenses, avec des plafonds à ne pas dépasser. À l’échelle d’une PME, toutes ces fonctionnalités bénéficient grandement à la gestion des finances.
Centralisation des outils
Dans le cas d’une PME, il est généralement très pertinent de s’équiper d’outils cumulant plusieurs fonctions en matière de gestion du personnel et de comptabilité. Ceux que nous vous avons présentés sont des choix optimisés, puisque ce sont des solutions complètes, et par conséquent pouvant se révéler très rentables.
Si vous souhaitez que votre entreprise soit accompagnée dans le choix et le déploiement d’un logiciel de notes de frais ou de tout autre outil de ce type, n’hésitez pas à vous faire aider par un assistant RH freelance.