La gestion des notes de frais fait partie des démarches administratives devant être appréhendées avec le plus grand soin par les entreprises. Même en TPE, il convient de se donner les moyens de gérer les dépenses professionnelles avec sérieux. Pour éviter que cela tourne au casse-tête, il existe des logiciels de qualité dont peuvent se doter les entreprises. Nous vous en présentons ici une sélection, tous choisis pour leur aspect pratique et complet, mais aussi abordables pour une petite société.
Certains outils dans cet article sont sponsorisés. Ils comportent la mention “Sponsorisé”. Découvrez comment sponsoriser votre outil.
Notre sélection de logiciels de notes de frais pour TPE
Sur le marché des outils d’entreprise, les logiciels de notes de frais se sont multipliés ces dernières années. Il n’est pas toujours simple de faire un choix, alors nous avons réalisé une sélection des outils les plus adaptés aux besoins des très petites entreprises, par leurs fonctionnalités et leurs coûts.
Finom
Pour les TPE, freelances et petites équipes, gérer les notes de frais peut vite devenir chronophage et source d’erreurs. Finom simplifie cette gestion avec des fonctionnalités adaptées à vos besoins :
- Cartes bancaires personnalisables : virtuelles ou physiques pour chaque collaborateur, avec plafonds et règles de dépense modulables en temps réel.
- Justificatifs dématérialisés : photo ou facture numérisée directement depuis l’application mobile.
- Suivi en temps réel : analyse instantanée des flux pour piloter la trésorerie à tout moment.
- Exportation comptable avancée : PDF ou CSV, prêt pour l’expert-comptable.
- Commentaires sur chaque transaction : simplifie les remboursements et le contrôle administratif.
- Sous-comptes et budgets séparés : affectez des portefeuilles par projet ou collaborateur avec IBAN dédié.
- Réconciliation automatique : rapprochements des justificatifs et opérations bancaires, conformité URSSAF et TVA garantie.
Finom fait gagner du temps, réduit les erreurs et rend la gestion des dépenses simple et intuitive.
Jenji : automatisation des frais en appli web et mobile
Pour faciliter la gestion des notes de frais en entreprise, Jenji mise entre autres sur des technologies poussées. Tout y est, de l’automatisation des processus jusqu’à des fonctions boostées par l’intelligence artificielle. De plus, l’OCR (outil de reconnaissance optique de caractères) est un des plus puissants que l’on puisse trouver, avec une fiabilité estimée à 98%.
Tout cela apporte un vrai gain de temps et d’efficacité, à la fois pour déposer des reçus et pour les traiter. Jenji s’adresse en effet autant aux collaborateurs de l’entreprise qu’aux responsables de la comptabilité et des finances. Il est proposé sur devis pour les TPE, avec un tarif dépendant des différentes options.
Qu’on l’utilise via son appli mobile ou web, Jenji se veut lisible et clair. Scanner un ticket de caisse en le prenant en photo avec son téléphone est un jeu d’enfant. Par ailleurs, c’est un logiciel recommandé pour les petites entreprises dont les employés font des déplacements à l’international. L’outil gère en effet très bien les devises étrangères, qu’il convertit automatiquement au taux de change du jour.
Les points forts de Jenji :
- Reconnaissance optique de caractères fiable
- Gestion multi-devises
- Calculateur automatique de kilomètres avec Google Maps
- Grande connectivité (ERP, SIRH, CRM, plateformes de paiement et de réservation de voyages)
- Archivage légal avancé en option
ONexpense : l’efficacité d’un logiciel de notes de frais à faible coût
ONexpense convient parfaitement aux petites entreprises souhaitant limiter leur budget logiciels. C’est un outil très abordable, proposant les fonctionnalités essentielles sans superflus. Il va donc à l’essentiel et répond aux besoins des TPE n’ayant que peu de frais à traiter et peu de collaborateurs. Pour autant, il comporte la reconnaissance intelligente multi-TVA et le calcul des frais kilométriques.
De plus, ONexpense a l’avantage d’être simple à prendre en main. Sa mise en place se fait en quelques minutes et son interface est très intuitive pour déposer des justificatifs ou suivre le traitement des frais en cours. Ce logiciel s’utilise aussi bien sur mobile (appli iOS et Android) qu’ordinateur (appli Windows, Mac, Linux ou en ligne).
La tarification de ONexpense est modulable selon les fonctionnalités choisies. Pour les TPE, il s’agit d’une solution à faible coût, puisqu’elle est accessible dès 3,40€ HT/mois/utilisateur.
Les points forts de ONexpense :
- Très efficace pour les petites équipes
- Logiciel à faible coût
- Configuration très rapide
- Très bon OCR (90% de précision)
- Archivage à valeur probante en option
Evoliz : logiciel tout-en-un pour la comptabilité et les notes de frais
Pour une TPE souhaitant cesser de multiplier les outils, Evoliz peut se révéler très pertinent. Cette plateforme française va au-delà de la gestion des notes de frais. Elle fait plus office de logiciel de pré-comptabilité dans lequel sont inclus le traitement des dépenses professionnelles et leur remboursement.
Moins poussé que d’autres logiciels pour les frais, Evoliz s’appuie néanmoins sur la reconnaissance optique et des processus automatisés. Les justificatifs déposés via son application sont reliés à la comptabilité de l’entreprise. L’outil calcule aussi les frais kilométriques avec Google Maps.
Il faut adhérer aux offres à 32€ ou 44€ pour que la gestion des notes de frais soit incluse au reste du service. Les autres nombreuses fonctionnalités proposées permettent de réduire les outils utilisés dans l’entreprise, ce qui en fait donc une solution potentiellement très pertinente pour certaines TPE. Il suffit de la tester gratuitement pendant 2 semaines pour mieux s’en rendre compte.
Les points forts de Evoliz :
- Notes de frais, comptabilité et facturation sur une seule plateforme
- Calcul des indemnités kilométriques
- Tableau de bord clair pour suivre les dépenses
- Application mobile pratique
- Export des données pour la comptabilité
N2F : gestion complète et illimitée des notes de frais pour TPE
Le logiciel de notes de frais N2F répond parfaitement aux besoins des TPE, notamment grâce à sa grande flexibilité. La capture des frais est possible depuis mobile, web ou email. Son appli mobile est d’ailleurs très performante, notamment pour sa capacité à réceptionner les documents en mode hors-connexion.
Ce logiciel très répandu s’appuie sur l’intelligence artificielle pour garantir une solution puissante et fiable. Son OCR extrait toutes les informations importantes des justificatifs scannés, sans besoin de les ressaisir par la suite. Et toutes les fonctionnalités attendues sont là : calcul des frais kilométriques, multi-devises, export sous différents formats. On apprécie aussi le fait que N2F puisse être relié à des logiciels ERP.
Les notes de frais sont illimitées avec N2F. Le logiciel peut convenir à différents types d’entreprise, avec des formules adaptées à chacune. Pour une TPE, l’abonnement à 4,80€ HT/mois/utilisateur est recommandé. Il existe également une option à 1,50€/mois pour l’archivage à valeur probante sur 10 ans.
Les points forts de N2F :
- Scan intelligent des reçus
- IA intégrée pour détecter les anomalies
- Appli mobile de qualité, y compris hors-connexion
- Connectivité avec de nombreux outils ERP
- Archivage à valeur probante en option
Tiime : application tout-en-un pour la facturation et les notes de frais des TPE
La plateforme Tiime centralise de nombreuses tâches en lien avec la comptabilité des entreprises. Elle sert tout aussi bien à la facturation des TPE qu’à leur suivi de trésorerie et au traitement des frais professionnels.
Simple à utiliser, c’est un outil qui répond parfaitement aux besoins des très petites entreprises dont les employés réalisent des déplacements fréquents. Il intègre en effet le calcul en temps réel des indemnités kilométriques selon la valeur légale du moment. Son interface ergonomique permet une gestion efficace, avec un déploiement rapide parmi les employés.
Tiime correspond aux attentes des TPE cherchant à mutualiser leurs outils à moindre frais. Une TPE de 5 salariés, par exemple, peut adhérer à une formule à 29,99€HT/mois pour piloter ses notes de frais en plus de toute la facturation et de la comptabilité.
Les points forts de Tiime :
- Calcul des indemnités kilométriques
- Utilisable en web ou appli mobile
- Suite complète pour la facturation et la comptabilité
- Archivage à valeur probante sur 10 ans
- Très bons avis clients
Mooncard : traitement des frais via des cartes intelligentes
Spécialisé dans l’automatisation comptable, Mooncard apporte une autre manière de gérer les frais, en couplant son outil à des cartes de paiement professionnelles. Cela facilite le quotidien de l’employé car il n’a plus à avancer d’argent pour ses dépenses. Et l’entreprise contrôle malgré tout les achats puisqu’elle définit des plafonds et des règles qui encadrent l’utilisation des cartes.
Avec Mooncard, il n’y a plus besoin de saisies manuelles des frais. Il faut en revanche compléter les informations détectées par l’OCR. Cela reste une procédure simple, grâce à une interface claire, tant pour les achats professionnels que pour la transmission des frais kilométriques.
Parmi les trois formules proposées par Mooncard, l’abonnement Basic (sur devis) réunit déjà l’essentiel pour une TPE. Il permet de traiter des notes de frais illimitées et de fournir aux employés des cartes intelligentes pour leurs dépenses.
Les points forts de Mooncard :
- Cartes de paiement incluses (physiques et virtuelles)
- Saisies des frais illimitées
- Technologie OCR fiable
- Intégration à Sage, Cegid, SAP…
- Coffre-fort électronique pour les justificatifs
Pleo : un logiciel pour gérer les frais sans les avancer
De façon assez comparable à Mooncard, Pleo peut tout à fait servir au traitement des notes de frais en TPE, mais avec la particularité d’y ajouter des cartes de dépenses. Les frais professionnels passent par une carte de paiement spécifique, pouvant être physique ou virtuelle. Via l’application Pleo, le collaborateur associe directement le justificatif lié à cette dépense.
L’avantage de cette solution est, d’une part, que les employés n’ont pas de frais à avancer. Et d’autre part, elle fluidifie encore plus le processus au sein de l’entreprise. Les démarches sont réduites et les délais de traitement accélérés. C’est très utile en cas de dépenses récurrentes, d’autant qu’elles peuvent être catégorisées.
À noter néanmoins que le coût peut se révéler élevé si votre TPE ne passe pas suffisamment de frais pour rentabiliser les cartes de paiement. La première formule est en effet facturée 39€/mois pour trois utilisateurs (et 11€ par utilisateur supplémentaire). En revanche, si les employés ont besoin de faire des achats réguliers, Pleo est une option pertinente.
Les points forts de Pleo :
- Solution combinée cartes d’entreprise + notes de frais
- Visibilité accrue des dépenses
- Mise en place de budgets définis
- Automatisation des rapports de frais
- Intégrations multiples (Cegid, Zapier, Oracle)
À quoi sert un logiciel de notes de frais pour une TPE ?
Un bon logiciel de notes de frais, c’est cet outil qui transforme une corvée en un atout. Terminé les saisies manuelles, place à la technologie pour scanner et trier les reçus, extraire les données comptables des justificatifs, et bien sûr valider les remboursements attendus par les salariés.
Certains de ces logiciels sont pensés pour répondre aux besoins spécifiques des TPE, qui veulent de l’efficacité à moindre coût. L’automatisation et l’aide de l’intelligence artificielle apportent de vrais bénéfices, que les très petites entreprises ressentent particulièrement. En optimisant leurs workflows, elles se focalisent sur l’essentiel. Une bonne interopérabilité du logiciel sert aussi à bâtir une organisation performante sans multiplier inutilement les outils, et donc en limitant la dépense.
Enfin, l’utilité d’un logiciel de notes de frais est de contribuer aux efforts de dématérialisation des entreprises. Ils sont essentiels dans une stratégie zéro papier et permettent l’archivage sécurité et aux normes de tous les justificatifs importants.
En résumé, les avantages d’un logiciel de notes de frais pour une TPE sont les suivants :
- Gain de temps pour saisir et valider les notes de frais
- Fluidité de la trésorerie
- Meilleur contrôle des dépenses professionnelles
- Réduction des erreurs de traitement et des duplications
- Limitation des fraudes
- Conformité légale pour la fiscalité et l’archivage
- Démarche écologique grâce à la dématérialisation et à la fin du papier
Comment choisir son logiciel de notes de frais quand on est TPE ?
Quand on est une très petite entreprise, avec des moyens humains et financiers qui ne sont pas extensibles, on a besoin d’aller à l’efficacité. Au moment de choisir un nouveau logiciel à déployer, il est donc utile de profiter des formules d’essai gratuites afin de se faire une idée de la praticité de l’outil. Mais il va vite falloir se lancer, et pour cela il existe quelques critères importants à avoir à l’esprit.
Ce qu’il faut privilégier pour choisir un logiciel de notes de frais en TPE :
- Le degré d’automatisation : il faut un logiciel capable d’extraire seul les données des justificatifs (soyez attentif à l’indicateur de reconnaissance optique), qui automatise les calculs et permet une validation rapide.
- Le prix : veillez à ce qu’il soit adapté au volume des frais à traiter dans votre entreprise et au nombre d’utilisateurs nécessaires, sans fonctionnalités coûteuses et inutiles.
- La facilité de prise en main : pour que l’investissement soit rentable, le déploiement du logiciel doit être rapide et son adoption par les employés simple.
- Un logiciel flexible dans son utilisation : privilégiez ceux qui disposent d’une bonne appli mobile et s’adaptent à tous les systèmes d’exploitation.
- La bonne intégration du logiciel avec les autres outils de l’entreprise.
- Les avis clients : c’est toujours un bon indicateur !
Un bon logiciel de notes de frais adapté aux TPE doit être simple à installer et à utiliser. Il trouvera alors sa place parmi les outils utiles à la gestion d’entreprise et permettra d’optimiser l’activité. Il s’agit bien souvent d’un petit investissement pour un gain notable !